Engager un assistant virtuel : toutes les bonnes raisons de le faire !
Le secrétariat compte parmi les tâches les plus complexes et délicates d’une entreprise. C’est pourquoi, il est important de le confier à une personne avec des compétences spécifiques. Responsable de la bonne organisation de l’entreprise, la secrétaire devra être une personne expérimentée, compétente, dynamique et surtout disponible à toute heure, de jour comme de nuit. Pour cela, il est possible de choisir entre une assistante classique ou à distance. Dans le second cas, la secrétaire réalise le travail en étant à des milliers de kilomètres de l’entreprise. Une option qui présente de nombreux avantages : l’assistance virtuelle est en effet très économique, beaucoup plus pratique mais surtout bénéfique pour l’entreprise. Détails.
ASSISTANT VIRTUEL : VOTRE SECRÉTAIRE… À DISTANCE
Comme son nom l’indique, l’assistant virtuel est un professionnel qui propose des services à distance. Pour ce faire, il est incontournable pour lui d’être doté d’une grande polyvalence pour pouvoir réaliser toutes les demandes de son patron. A noter que toutes les tâches de secrétaire peuvent être sous-traitées par un télé-assistant, à savoir :
Tâches administratives
La secrétaire à distance prend en charge toutes les charges administratives de l’entreprise, avec autant d’efficacité qu’une secrétaire classique. A part la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, le traitement des mails… elle est également capable de rédiger les communiqués, de contacter directement les clients de l’entreprise, mais aussi de gérer les papiers administratifs.
Tâches e-commerces
Prendre en charge la boutique en ligne de la société fait également partie des principales responsabilités d’un assistant virtuel. Ce dernier est donc en parfaite mesure d’effectuer de nombreuses tâches liées à l’e-commerce, comme la saisie de fiches produits, la mise à jour du catalogue, mais aussi la prise en charge des supports de communication avec les clients (ex : téléphone, courriel…).
Référencement de site web
Opter pour un assistant virtuel présente encore plus d’avantages : il s’avère en effet que ce dernier possède des connaissances de base (voir même plus) en techniques SEO. Il peut donc également travailler sur l’optimisation et/ou le référencement du site de l’entreprise afin d’améliorer le positionnement de la société sur les moteurs de recherches. Un assistant à distance contribue donc au développement de l’entreprise.
ASSISTANT VIRTUEL : PLEINS D’AVANTAGES POUR VOTRE ENTREPRISE !
Opter pour un assistant virtuel, c’est opter pour un partenaire de travail dont les services présentent des avantages sur tous les plans !
- En effet comme il s’agit d’un employé qui travaille à distance, plus la peine de penser aux heures supplémentaires des secrétaires classiques pour les tâches urgentes. Il faut en effet savoir que le planning de travail d’un assistant virtuel est organisé selon le contrat et en fonction des besoins de l’employeur. Avec un tel système de travail, l’assistant virtuel est moins propice au stress : il est donc beaucoup plus productif.
- Autre avantage, le salaire d’un assistant à distance revient beaucoup moins cher. En tant qu’employé externalisé, le gérant ou le responsable de l’entreprise n’aura en effet à le payer qu’en fonction du travail réalisé. Le salaire est donc différent des secrétaires classiques qui travaillent à temps plein.
- Côté horaire, l’assistant virtuel n’a aucun mal à s’adapter aux horaires de travail de son patron. Par exemple, si ce dernier arrive au bureau à 8 heures, l’assistant pourra arranger son emploi du temps en conséquence. En effet grâce au développement des technologies de communication, il n’y a plus de contraintes de temps et d’espace ! C’est pourquoi le patron et son assistant pourront parfaitement travailler ensemble même s’ils sont à des milliers de kilomètres l’un de l’autre.